Arquivamento de Email para Compliance

O arquivamento de email e uma necessidade legal e operacional para empresas brasileiras. Com a LGPD em vigor e as multas sendo aplicadas pela ANPD, a capacidade de demonstrar como dados pessoais sao gerenciados em comunicacoes por email e critica.

O Meile Archiving foi projetado para simplificar o compliance sem criar complexidade operacional.

Por que arquivar emails

Obrigacao legal

Diversas leis brasileiras exigem retencao de comunicacoes corporativas:

• LGPD (Lei 13.709/2018): exige medidas para proteger dados pessoais e capacidade de demonstrar conformidade
• Codigo Civil (Art. 1.194): obriga empresas a conservar escrituracao e documentos por no minimo 5 anos
• CLT: retencao de documentos trabalhistas por 5 anos durante o contrato e 2 anos apos rescisao
• Legislacao tributaria: retencao de documentos fiscais por 5 anos
• Regulamentacoes setoriais: saude (20 anos), financeiro (5-10 anos), juridico (conforme processo)

Defesa juridica

Emails sao frequentemente utilizados como prova em processos trabalhistas, comerciais e regulatorios. Segundo levantamento do TST (2024), emails foram apresentados como prova em 34% dos processos trabalhistas julgados, e a ausencia de emails pode ser interpretada contra a empresa.

Continuidade de conhecimento

Quando um funcionario sai da empresa, suas comunicacoes por email contem conhecimento institucional valioso: negociacoes com clientes, decisoes tecnicas, historico de projetos. O arquivamento preserva esse conhecimento independentemente da rotatividade.

Como o Meile Archiving funciona

Captura automatica

O Meile Archiving captura automaticamente todas as mensagens em tempo real:

• Mensagens recebidas: capturadas no gateway antes da entrega a caixa postal
• Mensagens enviadas: capturadas no momento do envio
• Mensagens internas: comunicacoes entre usuarios do mesmo dominio tambem sao arquivadas
• Anexos: todos os anexos sao armazenados junto com a mensagem original

O usuario nao precisa fazer nada. Nao ha botoes para clicar, pastas para organizar ou rotinas para executar. O arquivamento e completamente transparente.

Armazenamento imutavel

Uma vez arquivada, a mensagem nao pode ser alterada ou excluida por usuarios comuns:

• Protecao contra exclusao acidental: mesmo que o usuario apague um email da caixa postal, a copia arquivada permanece
• Protecao contra exclusao intencional: funcionarios nao podem destruir evidencias
• Protecao contra ransomware: se o ransomware criptografar a caixa postal, o arquivo permanece intacto
• Chain of custody: registro inviolavel de cadeia de custodia para fins judiciais

Busca e recuperacao

A busca indexada do Meile Archiving permite localizar mensagens em segundos:

• Por remetente ou destinatario: busca por endereco de email ou nome
• Por assunto ou conteudo: busca full-text no corpo da mensagem e anexos
• Por data: intervalo de datas com precisao de segundo
• Por tipo de anexo: filtrar por mensagens com PDF, planilhas, imagens
• Por tamanho: localizar mensagens grandes
• Busca combinada: combinacao de multiplos criterios com operadores AND/OR

Desempenho: busca em mais de 10 milhoes de mensagens em menos de 1 segundo.

Politicas de retencao

O administrador define politicas de retencao granulares:

• Por departamento: financeiro (10 anos), RH (7 anos), comercial (5 anos), geral (3 anos)
• Por tipo de dado: dados de saude (20 anos), dados fiscais (6 anos), dados pessoais gerais (conforme finalidade)
• Por base legal: retencao enquanto houver base legal, exclusao automatica ao fim do prazo
• Alertas de vencimento: notificacao antes da exclusao programada para revisao

Exclusao controlada

Para atender direitos de titulares (LGPD Art. 18, VI):

Busca por mensagens contendo dados do titular

Revisao pelo DPO ou responsavel de compliance

Marcacao das mensagens sem base legal para retencao

Exclusao seletiva com geracao de certificado de descarte

Certificado inclui hash SHA-256 como prova criptografica de exclusao

Integracao com provedores de email

O Meile Archiving se integra com qualquer provedor de email:

Com Meile Mail

Integracao nativa — o arquivamento e ativado com um clique no painel administrativo.

Com Google Workspace

No modelo hibrido, mensagens sao capturadas no gateway Meile e copias sao automaticamente direcionadas ao Archiving.

Com Microsoft 365

Conectores do Exchange Online direcionam copias de todas as mensagens para o Meile Archiving via journal rules.

Com servidores proprios

Configuracao de BCC automatico ou journal para direcionar copias ao Meile Archiving.

Cenarios de uso

Auditoria LGPD

A ANPD solicita evidencias de que a empresa protege dados pessoais em emails. Com o Meile Archiving:

Busque por tipo de dado pessoal (CPF, dados de saude)

Demonstre as politicas de retencao configuradas

Apresente os logs de acesso ao arquivo

Mostre os certificados de exclusao para pedidos atendidos

Processo trabalhista

Um ex-funcionario alega nao ter recebido instrucoes sobre uma tarefa. Com o Meile Archiving:

Busque por emails entre o gestor e o ex-funcionario no periodo relevante

Exporte as mensagens em formato PDF com metadados preservados

Apresente como evidencia com a cadeia de custodia documentada

Investigacao interna

Suspeita de vazamento de dados confidenciais por email. Com o Meile Archiving:

Busque por palavras-chave relacionadas aos dados confidenciais

Identifique mensagens enviadas para destinatarios externos

Analise o historico sem alertar o investigado (busca administrativa)

Documente as evidencias com timestamps e metadados

Custos

• Meile Archiving Standard: R$ 3/caixa/mes — retencao de ate 5 anos, busca indexada, exportacao
• Meile Archiving Compliance: R$ 5/caixa/mes — retencao ilimitada, exclusao com certificado, relatorios avancados
• Meile Archiving Enterprise: sob consulta — features customizadas, integracao com sistemas internos

Armazenamento incluso. Sem custos adicionais por volume de mensagens ou buscas realizadas. Solicite uma demonstracao e veja como o Meile Archiving simplifica o compliance da sua empresa.