Arquivamento de Email para Compliance

O arquivamento de email é uma necessidade legal e operacional para empresas brasileiras. Com a LGPD em vigor e as multas sendo aplicadas pela ANPD, a capacidade de demonstrar como dados pessoais são gerenciados em comunicações por email e crítica.

O Meile Archiving foi projetado para simplificar o compliance sem criar complexidade operacional.

Por que arquivar emails

Obrigação legal

Diversas leis brasileiras exigem retenção de comunicações corporativas:

• LGPD (Lei 13.709/2018): exige medidas para proteger dados pessoais e capacidade de demonstrar conformidade
• Código Civil (Art. 1.194): obriga empresas a conservar escrituração e documentos por no mínimo 5 anos
• CLT: retenção de documentos trabalhistas por 5 anos durante o contrato e 2 anos após rescisão
• Legislação tributária: retenção de documentos fiscais por 5 anos
• Regulamentações setoriais: saúde (20 anos), financeiro (5-10 anos), jurídico (conforme processo)

Defesa jurídica

Emails são frequentemente utilizados como prova em processos trabalhistas, comerciais e regulatórios. Segundo levantamento do TST (2024), emails foram apresentados como prova em 34% dos processos trabalhistas julgados, e a ausência de emails pode ser interpretada contra a empresa.

Continuidade de conhecimento

Quando um funcionário sai da empresa, suas comunicações por email contem conhecimento institucional valioso: negociações com clientes, decisões técnicas, histórico de projetos. O arquivamento preserva esse conhecimento independentemente da rotatividade.

Como o Meile Archiving funciona

Captura automática

O Meile Archiving captura automaticamente todas as mensagens em tempo real:

• Mensagens recebidas: capturadas no gateway antes da entrega a caixa postal
• Mensagens enviadas: capturadas no momento do envio
• Mensagens internas: comunicações entre usuários do mesmo domínio também são arquivadas
• Anexos: todos os anexos são armazenados junto com a mensagem original

O usuário não precisa fazer nada. Não ha botoes para clicar, pastas para organizar ou rotinas para executar. O arquivamento e completamente transparente.

Armazenamento imutável

Uma vez arquivada, a mensagem não pode ser alterada ou excluída por usuários comuns:

• Proteção contra exclusão acidental: mesmo que o usuário apague um email da caixa postal, a cópia arquivada permanece
• Proteção contra exclusão intencional: funcionários não podem destruir evidências
• Proteção contra ransomware: se o ransomware criptografar a caixa postal, o arquivo permanece intacto
• Chain of custody: registro inviolável de cadeia de custódia para fins judiciais

Busca e recuperação

A busca indexada do Meile Archiving permite localizar mensagens em segundos:

• Por remetente ou destinatário: busca por endereço de email ou nome
• Por assunto ou conteúdo: busca full-text no corpo da mensagem e anexos
• Por data: intervalo de datas com precisão de segundo
• Por tipo de anexo: filtrar por mensagens com PDF, planilhas, imagens
• Por tamanho: localizar mensagens grandes
• Busca combinada: combinação de múltiplos critérios com operadores AND/OR

Desempenho: busca em mais de 10 milhões de mensagens em menos de 1 segundo.

Políticas de retenção

O administrador define políticas de retenção granulares:

• Por departamento: financeiro (10 anos), RH (7 anos), comercial (5 anos), geral (3 anos)
• Por tipo de dado: dados de saúde (20 anos), dados fiscais (6 anos), dados pessoais gerais (conforme finalidade)
• Por base legal: retenção enquanto houver base legal, exclusão automática ao fim do prazo
• Alertas de vencimento: notificação antes da exclusão programada para revisão

Exclusão controlada

Para atender direitos de titulares (LGPD Art. 18, VI):

Busca por mensagens contendo dados do titular

Revisão pelo DPO ou responsável de compliance

Marcação das mensagens sem base legal para retenção

Exclusão seletiva com geração de certificado de descarte

Certificado inclui hash SHA-256 como prova criptográfica de exclusão

Integração com provedores de email

O Meile Archiving se integra com qualquer provedor de email:

Com Meile Mail

Integração nativa — o arquivamento e ativado com um clique no painel administrativo.

Com Google Workspace

No modelo híbrido, mensagens são capturadas no gateway Meile e cópias são automaticamente direcionadas ao Archiving.

Com Microsoft 365

Conectores do Exchange Online direcionam cópias de todas as mensagens para o Meile Archiving via journal rules.

Com servidores próprios

Configuração de BCC automático ou journal para direcionar cópias ao Meile Archiving.

Cenários de uso

Auditoria LGPD

A ANPD solicita evidências de que a empresa protege dados pessoais em emails. Com o Meile Archiving:

Busque por tipo de dado pessoal (CPF, dados de saúde)

Demonstre as políticas de retenção configuradas

Apresente os logs de acesso ao arquivo

Mostre os certificados de exclusão para pedidos atendidos

Processo trabalhista

Um ex-funcionário alega não ter recebido instruções sobre uma tarefa. Com o Meile Archiving:

Busque por emails entre o gestor e o ex-funcionário no período relevante

Exporte as mensagens em formato PDF com metadados preservados

Apresente como evidência com a cadeia de custódia documentada

Investigação interna

Suspeita de vazamento de dados confidenciais por email. Com o Meile Archiving:

Busque por palavras-chave relacionadas aos dados confidenciais

Identifique mensagens enviadas para destinatários externos

Análise o histórico sem alertar o investigado (busca administrativa)

Documente as evidências com timestamps e metadados

Planos

• Meile Archiving Standard: retenção de até 5 anos, busca indexada, exportação
• Meile Archiving Compliance: retenção ilimitada, exclusão com certificado, relatórios avançados
• Meile Archiving Enterprise: sob consulta — features customizadas, integração com sistemas internos

Armazenamento incluso, sem cobrança adicional por volume de mensagens ou buscas realizadas. As condições comerciais são definidas por perfil e volume de contas no momento do contato, com cobrança em reais e receita recorrente previsível. Solicite uma demonstracao e veja como o Meile Archiving simplifica o compliance da sua empresa.