El archivado de correo es una necesidad legal y operativa para las empresas. Con la LGPD (Ley General de Protección de Datos de Brasil) en vigor y las multas aplicadas por la ANPD (autoridad nacional de protección de datos de Brasil), la capacidad de demostrar cómo se gestionan los datos personales en las comunicaciones por correo es crítica.
Meile Archiving fue diseñado para simplificar el compliance sin crear complejidad operativa.
Por qué archivar correos
Obligación legal
Diversas leyes brasileñas exigen la retención de comunicaciones corporativas:
- LGPD (Ley 13.709/2018): exige medidas para proteger los datos personales y la capacidad de demostrar cumplimiento
- Código Civil (Art. 1.194): obliga a las empresas a conservar la contabilidad y los documentos por un mínimo de 5 años
- Legislación laboral: retención de documentos laborales por 5 años durante el contrato y 2 años después de la rescisión
- Legislación tributaria: retención de documentos fiscales por 5 años
- Regulaciones sectoriales: salud (20 años), sector financiero (5-10 años), jurídico (según el proceso)
Defensa jurídica
Los correos se utilizan con frecuencia como prueba en procesos laborales, comerciales y regulatorios. Según un relevamiento del TST (tribunal laboral superior de Brasil, 2024), los correos se presentaron como prueba en el 34% de los procesos laborales juzgados, y la ausencia de correos puede interpretarse en contra de la empresa.
Continuidad del conocimiento
Cuando un empleado deja la empresa, sus comunicaciones por correo contienen conocimiento institucional valioso: negociaciones con clientes, decisiones técnicas, historial de proyectos. El archivado preserva ese conocimiento independientemente de la rotación de personal.
Cómo funciona Meile Archiving
Captura automática
Meile Archiving captura automáticamente todos los mensajes en tiempo real:
- Mensajes recibidos: capturados en el gateway antes de la entrega al buzón
- Mensajes enviados: capturados en el momento del envío
- Mensajes internos: las comunicaciones entre usuarios del mismo dominio también se archivan
- Adjuntos: todos los adjuntos se almacenan junto con el mensaje original
Almacenamiento inmutable
Una vez archivado, el mensaje no puede ser alterado ni eliminado por los usuarios comunes:
- Protección contra eliminación accidental: aunque el usuario borre un correo del buzón, la copia archivada permanece
- Protección contra eliminación intencional: los empleados no pueden destruir evidencia
- Protección contra ransomware: si el ransomware cifra el buzón, el archivo permanece intacto
- Chain of custody: registro inviolable de cadena de custodia para fines judiciales
Búsqueda y recuperación
La búsqueda indexada de Meile Archiving permite localizar mensajes en segundos:
- Por remitente o destinatario: búsqueda por dirección de correo o nombre
- Por asunto o contenido: búsqueda full-text en el cuerpo del mensaje y en los adjuntos
- Por fecha: rango de fechas con precisión de segundo
- Por tipo de adjunto: filtrar por mensajes con PDF, hojas de cálculo, imágenes
- Por tamaño: localizar mensajes grandes
- Búsqueda combinada: combinación de múltiples criterios con operadores AND/OR
Políticas de retención
El administrador define políticas de retención granulares:
- Por departamento: finanzas (10 años), RR. HH. (7 años), comercial (5 años), general (3 años)
- Por tipo de dato: datos de salud (20 años), datos fiscales (6 años), datos personales generales (según la finalidad)
- Por base legal: retención mientras exista base legal, eliminación automática al final del plazo
- Alertas de vencimiento: notificación antes de la eliminación programada para su revisión
Eliminación controlada
Para atender los derechos de los titulares (LGPD Art. 18, VI):
Integración con proveedores de correo
Meile Archiving se integra con cualquier proveedor de correo:
Con Meile Mail
Integración nativa: el archivado se activa con un clic en el panel administrativo.Con Google Workspace
En el modelo híbrido, los mensajes se capturan en el gateway de Meile y las copias se dirigen automáticamente a Archiving.Con Microsoft 365
Los conectores de Exchange Online dirigen copias de todos los mensajes a Meile Archiving mediante journal rules.Con servidores propios
Configuración de BCC automático o journal para dirigir copias a Meile Archiving.Escenarios de uso
Auditoría de la LGPD
La ANPD solicita evidencia de que la empresa protege los datos personales en los correos. Con Meile Archiving:
Proceso laboral
Un exempleado alega no haber recibido instrucciones sobre una tarea. Con Meile Archiving:
Investigación interna
Sospecha de filtración de datos confidenciales por correo. Con Meile Archiving:
Planes
- Meile Archiving Standard: retención de hasta 5 años, búsqueda indexada, exportación
- Meile Archiving Compliance: retención ilimitada, eliminación con certificado, informes avanzados
- Meile Archiving Enterprise: bajo consulta — funciones personalizadas, integración con sistemas internos
Para revendedores: archivado como parte del servicio mensual
Los estudios contables, los estudios jurídicos y las clínicas necesitan guardar el correo durante años y encontrar un mensaje cuando un auditor o un proceso lo pide. Quien atiende el área de TI de esas empresas puede convertir esa exigencia en un servicio recurrente: con la reventa de archivado de correo con tu marca, el socio entrega correo, antispam y archivado en el panel con su propia marca y conserva la relación comercial y el ingreso recurrente. La operación de la infraestructura, en Brasil y bajo la LGPD, queda a cargo de Meile, que tiene más de 20 años de operación propia. Las condiciones comerciales se tratan en el contacto con el equipo de socios.
Solicita una demostración y mira cómo Meile Archiving simplifica el compliance de tu empresa.