Email Corporativo para Contabilidade

Escritorios de contabilidade lidam diariamente com dados extremamente sensiveis: declaracoes de imposto de renda, folhas de pagamento, dados bancarios, certidoes e documentos fiscais de dezenas ou centenas de empresas clientes. O email e o principal canal para troca dessas informacoes — e tambem o principal vetor de risco.

Segundo o CFC (Conselho Federal de Contabilidade), mais de 60% dos escritorios de contabilidade brasileiros ja sofreram algum tipo de incidente de seguranca envolvendo email, desde phishing ate vazamento de dados de clientes (Pesquisa CFC/ABRACON, 2024).

Desafios especificos da contabilidade

Volume e sensibilidade dos dados

Um escritorio de contabilidade medio com 50 clientes movimenta por email:

• Mais de 2.000 documentos fiscais por mes (NF-e, guias, DARF, GPS)
• Dados pessoais de centenas de funcionarios dos clientes (folha de pagamento)
• Informacoes bancarias e financeiras confidenciais
• Certidoes negativas e documentos regulatorios
• Declaracoes de IR de pessoas fisicas e juridicas

Cada um desses documentos contem dados pessoais protegidos pela LGPD. Um unico email vazado pode expor dados de dezenas de pessoas.

Ataques direcionados

Contadores sao alvos preferenciais de ataques especificos:

• Notas fiscais falsas: emails com XML de NF-e contendo malware, imitando fornecedores reais do cliente
• Intimacoes da Receita Federal: phishing com logotipo oficial solicitando "regularizacao" com link malicioso
• Golpe do DARF: boleto de impostos com codigo de barras alterado
• BEC contabil: criminoso se passa por socio do escritorio para solicitar transferencia ou pagamento
• Ransomware via planilha: malware em planilhas Excel (.xlsm) imitando relatorios financeiros

O Meile Antispam detecta essas ameacas especificas com sua base de inteligencia brasileira, bloqueando golpes que filtros internacionais nao reconhecem.

Obrigacoes de retencao

Escritorios de contabilidade devem manter registros por periodos longos:

• Documentos fiscais: 5 anos (CTN, Art. 173)
• Folha de pagamento: 5 anos durante contrato + 2 apos rescisao (CLT)
• Comprovantes previdenciarios: 10 anos (Lei 8.212/91)
• Escrituracao contabil: 5 anos minimo (Codigo Civil, Art. 1.194)
• Documentos de auditoria: conforme contrato e regulamentacao

O Meile Archiving permite configurar politicas de retencao diferenciadas por tipo de documento e cliente, com exclusao automatica ao fim do prazo.

Solucao Meile para contabilidade

Email seguro com Meile Mail

• Dominio proprio: contato@seuescritorio.com.br transmite profissionalismo e credibilidade
• Criptografia TLS 1.3: todas as mensagens criptografadas em transito
• 2FA obrigatorio: autenticacao em dois fatores para todas as contas
• SPF, DKIM e DMARC: protecao contra falsificacao do dominio do escritorio
• Cotas individuais: ate 100 GB por caixa para suportar alto volume de anexos
• Painel administrativo: gestao centralizada de todas as contas do escritorio

Protecao com Meile Antispam

• 12 camadas de filtragem com foco em ameacas brasileiras
• Deteccao de NF-e falsa: analise de XMLs e PDFs de notas fiscais para identificar malware
• Protecao contra BEC: deteccao de impersonacao de socios e gestores
• Quarentena inteligente: mensagens suspeitas ficam retidas para revisao
• Relatorios mensais: visibilidade sobre o volume e tipo de ameacas bloqueadas

Arquivamento com Meile Archiving

• Retencao de 10 anos: configuracao padrao para escritorios de contabilidade
• Busca indexada: localize qualquer email ou anexo em segundos
• Segregacao por cliente: organize o arquivo por empresa cliente para facilitar buscas
• Imutabilidade: garantia de que emails arquivados nao podem ser alterados
• Exportacao: gere relatorios para auditores e fiscalizacao em PDF, EML ou PST

Armazenamento com Meile Box

• Pastas por cliente: estrutura organizada por empresa com permissoes individuais
• Versionamento: 30 versoes de cada documento para protecao contra edicao acidental
• Compartilhamento seguro: envie links com senha e validade para documentos de clientes
• Sincronizacao desktop: trabalhe com arquivos localmente e sincronize automaticamente

Caso de uso: escritorio com 80 clientes

Perfil: escritorio de contabilidade em BH com 25 funcionarios e 80 clientes Antes da Meile:

• Email em provedor nacional basico sem antispam
• 3 incidentes de malware por ano via email
• Sem arquivamento — dependia de backup local irregular
• Desligamento de funcionario resultou em perda de 6 meses de historico de email
• Multa de R$ 15.000 por impossibilidade de apresentar comunicacoes em auditoria fiscal

Depois da Meile:

• Meile Mail + Antispam + Archiving para todas as 25 contas
• Zero incidentes de malware em 18 meses
• Arquivamento automatico com retencao de 10 anos
• Historico preservado independente de rotatividade de pessoal
• Auditoria fiscal atendida em 2 horas (busca e exportacao do Archiving)

Investimento mensal: R$ 750 (R$ 30/conta — email + antispam + archiving)

Implementacao para escritorios de contabilidade

Levantamento (dia 1): mapeamento de contas, aliases e configuracoes atuais

Configuracao (dia 2): criacao de contas, configuracao de antispam e archiving

Migracao (dias 3-5): transferencia de historico de emails sem interrupcao

Treinamento (dia 5): orientacao pratica para a equipe do escritorio

Acompanhamento: suporte dedicado por 30 dias pos-implementacao

Fale com um especialista e descubra como proteger os dados do seu escritorio e dos seus clientes.