Empresas que utilizam o Google Workspace ou o Microsoft 365 para hospedar seus e-mails corporativos enfrentam uma dúvida cada vez mais comum: vale mesmo a pena manter todos os colaboradores nessas plataforma?
Com o avanço de provedores nacionais robustos e mais acessíveis, surge a possibilidade de adotar uma estratégia híbrida, mantendo apenas líderes e cargos estratégicos nas big techs e migrando o restante do time para soluções com melhor custo-benefício — sem abrir mão de segurança ou integração.
Neste artigo, você vai entender como essa segmentação pode impactar financeiramente e tecnicamente sua operação, avaliando o real custo-benefício Google Workspace vs provedor nacional.
O problema: licenças caras para todo o time
Muitos gestores de TI contratam planos do Google ou Microsoft para todos os usuários da empresa, mesmo que parte significativa dos colaboradores não use os recursos avançados disponíveis nessas plataformas.
O que geralmente acontece:
- Assistentes, analistas e equipes operacionais utilizam apenas funções básicas: e-mail, agenda e envio de anexos.
- Mesmo assim, a empresa paga licenças de R$ 40 a R$ 80 por usuário, todos os meses.
- O uso real não justifica o investimento em recursos como Drive ilimitado, editor colaborativo em tempo real ou integrações com APIs.
Quando faz sentido manter o premium?
Manter diretores, gerentes e coordenadores no Google Workspace ou Microsoft 365 ainda é uma prática válida — principalmente se essas contas fazem uso intenso de:
- Google Drive/OneDrive com alta capacidade de armazenamento
- Integrações com ferramentas de BI ou CRM
- Videoconferências regulares com parceiros externos
- Edição simultânea de documentos em nuvem
Nestes casos, o investimento se justifica pela produtividade e integração estratégica.
A estratégia ideal: segmentar por função
Adotar um ambiente de e-mail híbrido, segmentando as contas por perfil e necessidade, é a escolha mais inteligente.
Como estruturar:
- Diretoria e Gestão – mantêm contas no Google/Microsoft.
- Times Operacionais e Apoio – utilizam Meile Mail, com segurança, arquivamento e controle de acesso.
- TI – administra o ambiente completo, mantendo integração, controle e suporte local.
Esse modelo garante:
- Economia significativa no médio e longo prazo
- Continuidade na comunicação corporativa
- Controle total do ambiente, sem perda de dados ou performance
Integração e segurança não ficam de fora
Uma dúvida comum é: “Se eu migrar parte da equipe para um provedor nacional, terei problemas de comunicação interna?”
A resposta é não — desde que o provedor ofereça integração transparente com domínios unificados, políticas de segurança, backups, autenticações (SPF, DKIM, DMARC) e suporte técnico eficiente.
O Meile Mail Hub é um exemplo claro dessa integração. Ele permite que contas premium e contas Meile convivam no mesmo domínio, com gestão centralizada e sem rupturas de comunicação.
Manter todo o time em soluções premium nem sempre é a escolha mais eficiente. Ao analisar o custo-benefício entre Google Workspace vs provedor nacional, fica claro que uma abordagem segmentada, com contas premium para lideranças e um provedor robusto para o restante da equipe, pode oferecer:
- Economia direta
- Segurança corporativa
- Melhor alocação de recursos de TI
Essa é a decisão estratégica que alinha tecnologia à realidade de uso e orçamento da sua empresa.