Vou apresentar um número que incomoda: segundo a Gartner, empresas desperdiçam até 30% dos gastos com software SaaS em licenças que ninguém usa ou que são grosseiramente subutilizadas. O Flexera State of ITAM Report 2024 corrobora: organizações gastam em média 34% mais do que o necessário com licenciamento de software.
Pontos-Chave
- 30% dos gastos com SaaS são desperdiçados em licenças subutilizadas (Gartner).
- Empresas gastam em média 34% a mais do que o necessário com licenciamento (Flexera).
- A empresa média usa 254 aplicações SaaS, mas cada colaborador utiliza ativamente menos de 40 (Productiv).
- O modelo de email híbrido corta o gasto de email ao pagar pacote premium só para quem usa pacote premium.
- Na maioria das empresas, a maior parte da equipe usa só email e calendário, mas paga pela suíte inteira.
Pegue o que a sua empresa gasta por mês com ferramentas SaaS e tire quase um terço. É esse o tamanho do buraco. Não é ineficiência: é dinheiro queimado.
E o pior: a maioria dos gestores de TI sabe que o desperdício existe, mas não tem visibilidade suficiente para quantificar. Então o orçamento cresce ano a ano, fornecedor por fornecedor, licença por licença, até que alguém na diretoria pergunta "por que a TI gasta tanto?".
Onde o dinheiro está sendo desperdiçado
O desperdício com SaaS acontece em quatro categorias principais. Identificar em qual delas sua empresa está perdendo mais é o primeiro passo para recuperar o orçamento.
1. Contas inativas
São as mais visíveis e as mais frequentes:
- Funcionários que saíram mas ainda têm licenças ativas
- Colaboradores em licença com acessos completos
- Contas de teste criadas e nunca encerradas
Em uma auditoria real que acompanhamos com um cliente de 300 usuários, encontramos 47 contas do Google Workspace ativas para pessoas que não estavam mais na empresa. Multiplique o valor da sua licença por 47 e por 12: era esse o desperdício anual só nessa categoria, faturado mês a mês sem que ninguém notasse.
2. Ferramentas redundantes
É surpreendentemente comum encontrar equipes usando Dropbox, Google Drive e OneDrive simultaneamente. Ou pagando Slack e Microsoft Teams ao mesmo tempo. Ou mantendo três ferramentas de gerenciamento de projetos.
Segundo a Productiv, a empresa média utiliza 254 aplicações SaaS, mas a maioria dos colaboradores usa ativamente menos de 40. Cada ferramenta redundante não é apenas custo de licença: é custo de integração, treinamento, suporte e risco de segurança.
3. Planos superdimensionados
Este é o desperdício mais silencioso. Sua empresa paga Google Workspace Business Standard para os 200 colaboradores. Mas quantos realmente usam Docs, Sheets, Slides, Meet e Drive de forma integrada?
Na maioria das empresas, a resposta está entre 30% e 40%. O restante usa apenas email e calendário: estão pagando pela suíte colaborativa inteira para usar uma fatia dela. Um serviço de e-mail com domínio próprio nacional entrega exatamente essa fatia por uma fração do custo por usuário do pacote premium.
4. Expansão não planejada
Cada departamento resolve seus próprios problemas adotando novas ferramentas. Marketing compra Canva Pro. Vendas adota HubSpot. Financeiro contrata um ERP com módulo de BI. Ninguém coordena. Ninguém consolida.
O resultado é uma paisagem de SaaS fragmentada, com dezenas de contratos, dezenas de renovações automáticas e zero visibilidade centralizada.
O cálculo que gestores de TI precisam fazer
Ninguém decide migração de email com o número médio do mercado. Decide com o número do próprio contrato. Então o exercício abaixo é um método, não uma planilha pronta: rode com a sua fatura na mão.
Considere uma empresa com 150 colaboradores usando Google Workspace Business Standard.
Passo 1 — o que você paga hoje: pegue o valor da licença no seu contrato e multiplique pelo total de assentos ativos. Esse é o seu piso, o número que a diretoria já conhece.
Passo 2 — quem realmente usa o quê. Aqui a conta muda de figura. Numa base de 150 pessoas, o padrão que vemos se repete com uma constância quase entediante:
- 50 usuários usam a suíte completa (Docs, Sheets, Meet, Drive de forma integrada) e precisam do Google Workspace
- 40 usuários usam email, calendário e Drive básico, e caberiam num plano bem mais simples
- 60 usuários usam apenas email e calendário, e não têm por que estar num pacote colaborativo premium
Passo 3 — o cenário híbrido. Mantenha no Workspace só o primeiro grupo. Os outros 100 migram para um email corporativo nacional que entrega email, calendário e contatos por uma fração do custo por usuário do pacote premium. Multiplique cada grupo pelo custo real do seu plano e compare com o Passo 1.
O que sobra dessa subtração costuma surpreender: dois terços da base saem de um pacote caro para uma alternativa que faz o que eles de fato usam. E isso sem contar as contas inativas e as ferramentas redundantes que a auditoria vai encontrar no caminho. As condições comerciais da parte nacional saem no contato com o time, calibradas pelo seu volume de caixas.
O modelo de email híbrido como solução
O Meile HUB foi projetado exatamente para esse cenário. Permite gerenciar, em um único painel, contas de email distribuídas entre diferentes provedores: o que a Gartner chama de abordagem best-of-breed aplicada ao email corporativo.
Na prática:
- Diretoria e equipes colaborativas continuam no Google Workspace ou Microsoft 365
- Demais departamentos (email + calendário) migram para Meile Mail
- Usuário final não percebe diferença: o email continua
nome@empresa.com.br - Listas de distribuição funcionam normalmente entre os dois ambientes
- Fatura cai drasticamente
Para o gestor de TI, o benefício vai além do custo. O modelo híbrido de email elimina a dependência de um único fornecedor, reduz o risco de lock-in e permite negociar contratos de forma mais vantajosa. Tudo isso respaldado por 20 anos de mercado, 400 mil caixas gerenciadas e 8.000 clientes ativos.
Como auditar seu ambiente SaaS
Se você suspeita que está desperdiçando com licenças, siga este processo em três passos. Gestores que estimam desperdício de 10% frequentemente descobrem que o número real está mais próximo de 30%.
Passo 1: Inventário
Liste todas as ferramentas SaaS contratadas, o custo por usuário e o total de licenças ativas. Inclua contratações feitas por departamentos individuais, que frequentemente ficam fora do radar da TI. Essa shadow IT costuma representar 20% a 40% dos custos ocultos.
Passo 2: Análise de uso
Para cada ferramenta, verifique:
- Quantos usuários fizeram login nos últimos 90 dias
- Quantos usam ativamente as funcionalidades premium
- Quantas contas pertencem a ex-funcionários
- Quantas licenças estão duplicadas entre ferramentas similares
Passo 3: Racionalização
Classifique cada licença em três categorias:
- Essencial: usuário ativo que precisa das funcionalidades
- Otimizável: usuário que pode migrar para plano mais barato ou ferramenta alternativa
- Eliminável: conta inativa ou ferramenta redundante
Há um limite nesse processo que quase ninguém percebe: ele audita a quantidade de licença, nunca a adequação do fornecedor. Você termina os três passos sabendo que sobram caixas — e não sabendo se a caixa que ficou é a caixa certa. É uma diferença material no caso do e-mail, porque a licença é a única que atinge todo mundo na empresa e é a que fica mais tempo no mesmo contrato. Cortar assentos ociosos e manter o mesmo plano deixa intactos a quota por caixa, a jurisdição dos dados, o prazo de retenção e o canal de suporte — que são justamente os itens que voltam a doer no ano seguinte. Racionalização honesta de e-mail passa por reabrir a pergunta de quem fornece, e não só de quantos usam: vale comparar as opções de email corporativo disponíveis antes de renovar.
Há um item do Passo 2 que a racionalização quase sempre trata mal: a conta de ex-funcionário. Ela entra na planilha como "eliminável" porque é licença ociosa, some da conta do mês seguinte e o caso é dado por encerrado. Só que aquela caixa não guardava apenas o acesso — guardava proposta, contrato, projeto, negociação com fornecedor e correspondência com cliente, misturados a dados pessoais de terceiros. Eliminar a licença resolve o custo e cria o problema: o acervo ou desaparece sem registro, ou fica num backup que ninguém sabe consultar quando alguém pergunta, meses depois, o que foi combinado. É a diferença entre auditar assento e auditar acervo — e é por isso que a saída de pessoas é um dos itens centrais de qualquer plano de proteção de dados empresariais, não um detalhe do processo de corte de licença.
Além do email: o princípio se aplica a tudo
Embora o email seja o exemplo mais impactante (atinge 100% dos colaboradores), o mesmo raciocínio se aplica a qualquer ferramenta SaaS. Algumas perguntas incômodas:
- Você precisa de Adobe Creative Cloud para 15 pessoas quando apenas 4 são designers?
- Você precisa de Salesforce Enterprise quando seu time de vendas tem 8 pessoas?
- Você precisa de Jira Premium quando a maioria dos times usa apenas o kanban básico?
A resposta quase sempre é não. E a solução quase sempre é a mesma: segmentar por necessidade real, não por pacote único.
A assinatura que ninguém audita porque "sempre esteve lá"
Há uma categoria de gasto recorrente que escapa de praticamente toda auditoria de SaaS: a infraestrutura. Ninguém revisa o contrato de hospedagem porque ele foi assinado antes do time atual, renova sozinho e o site "está no ar". É exatamente o perfil de despesa que se acumula sem escrutínio.
As perguntas incômodas aqui são as mesmas:
- O plano contratado ainda corresponde ao tráfego real do site, ou foi dimensionado para uma expectativa que nunca se confirmou?
- Existem domínios e ambientes de teste ativos há anos, faturando, sem nenhum acesso?
- O valor de renovação é o mesmo do valor promocional que motivou a contratação?
- Em caso de saída, quanto custa — em tempo de equipe, não só em dinheiro — migrar para outro fornecedor?
A última pergunta é a que mais dói. Painel proprietário e ausência de exportação padronizada transformam uma decisão comercial simples em projeto técnico. Vale revisar os critérios de contratação de um serviço de hospedagem com o mesmo rigor que se aplica a uma licença de software — é o mesmo tipo de despesa e o mesmo tipo de armadilha de renovação.
Conclusão
Desperdício com SaaS não é problema de tecnologia. É problema de gestão. As ferramentas existem para resolver necessidades. Quando a necessidade não justifica o custo, a ferramenta precisa ser substituída, redimensionada ou eliminada.
O primeiro passo é visibilidade. Faça a auditoria. Quantifique o desperdício. Apresente os números para a diretoria. Implemente um modelo que se ajuste à realidade da sua empresa, não ao pacote padrão do fornecedor.
Para agências e provedores que realizam essas auditorias para múltiplos clientes, o modelo white label de email e cloud brasileiro da Meile permite oferecer a alternativa nacional com a sua própria marca, como receita recorrente, sem investir em infraestrutura.
O Meile HUB existe para tornar essa transição viável sem trauma operacional, integrado à plataforma de e-mail, à camada de segurança de email e ao armazenamento em nuvem da Meile. Se você quer entender como o modelo híbrido funcionaria na sua empresa, fale com nosso time.
