Vou apresentar um número que incomoda: segundo a Gartner, empresas desperdiçam até 30% dos gastos com software SaaS em licenças que ninguém usa ou que são grosseiramente subutilizadas. O Flexera State of ITAM Report 2024 corrobora: organizações gastam em média 34% mais do que o necessário com licenciamento de software.
Pontos-Chave
- 30% dos gastos com SaaS são desperdiçados em licenças subutilizadas (Gartner).
- Empresas gastam em média 34% a mais do que o necessário com licenciamento (Flexera).
- A empresa média usa 254 aplicações SaaS, mas cada colaborador utiliza ativamente menos de 40 (Productiv).
- O modelo de email híbrido pode reduzir custos de email em 45% a 60%.
- Economia real em caso prático: R$ 44.400/ano para 150 usuários migrando parte do pacote.
Para uma empresa de médio porte que gasta R$ 80 mil por mês com ferramentas SaaS, estamos falando de R$ 288 mil por ano jogados fora. Isso não é ineficiência: é dinheiro queimado.
E o pior: a maioria dos gestores de TI sabe que o desperdício existe, mas não tem visibilidade suficiente para quantificar. Então o orçamento cresce ano a ano, fornecedor por fornecedor, licença por licença, até que alguém na diretoria pergunta "por que a TI gasta tanto?".
Onde o dinheiro está sendo desperdiçado
O desperdício com SaaS acontece em quatro categorias principais. Identificar em qual delas sua empresa está perdendo mais é o primeiro passo para recuperar o orçamento.
1. Contas inativas
São as mais visíveis e as mais frequentes:
- Funcionários que saíram mas ainda têm licenças ativas
- Colaboradores em licença com acessos completos
- Contas de teste criadas e nunca encerradas
Em uma auditoria real que acompanhamos com um cliente de 300 usuários, encontramos 47 contas do Google Workspace ativas para pessoas que não estavam mais na empresa. A R$ 55/usuário/mês, eram R$ 2.585/mês ou R$ 31.020/ano desperdiçados só nessa categoria.
2. Ferramentas redundantes
É surpreendentemente comum encontrar equipes usando Dropbox, Google Drive e OneDrive simultaneamente. Ou pagando Slack e Microsoft Teams ao mesmo tempo. Ou mantendo três ferramentas de gerenciamento de projetos.
Segundo a Productiv, a empresa média utiliza 254 aplicações SaaS, mas a maioria dos colaboradores usa ativamente menos de 40. Cada ferramenta redundante não é apenas custo de licença: é custo de integração, treinamento, suporte e risco de segurança.
3. Planos superdimensionados
Este é o desperdício mais silencioso. Sua empresa paga Google Workspace Business Standard a R$ 55/usuário para 200 colaboradores. Mas quantos realmente usam Docs, Sheets, Slides, Meet e Drive de forma integrada?
Na maioria das empresas, a resposta está entre 30% e 40%. O restante usa apenas email e calendário. Estão pagando R$ 55/mês por algo que poderiam ter por R$ 15 a R$ 20/mês com um email corporativo nacional.
4. Expansão não planejada
Cada departamento resolve seus próprios problemas adotando novas ferramentas. Marketing compra Canva Pro. Vendas adota HubSpot. Financeiro contrata um ERP com módulo de BI. Ninguém coordena. Ninguém consolida.
O resultado é uma paisagem de SaaS fragmentada, com dezenas de contratos, dezenas de renovações automáticas e zero visibilidade centralizada.
O cálculo que gestores de TI precisam fazer
Vamos ser específicos. Considere uma empresa com 150 colaboradores usando Google Workspace Business Standard.
Cenário atual: - 150 licenças x R$ 55/mês = R$ 8.250/mês = R$ 99.000/ano
Análise de uso real: - 50 usuários usam Suite completa (Docs, Sheets, Meet, Drive) = precisam do Google Workspace - 40 usuários usam email + calendário + Drive básico = poderiam usar plano mais simples - 60 usuários usam apenas email e calendário = não precisam do Google Workspace
Cenário otimizado com modelo híbrido: - 50 licenças Google Workspace x R$ 55/mês = R$ 2.750/mês - 100 licenças Meile Mail x R$ 18/mês = R$ 1.800/mês - Total: R$ 4.550/mês = R$ 54.600/ano
Economia anual: R$ 44.400 (redução de 45%)
E isso sem considerar as contas inativas e ferramentas redundantes. Em um cenário real, a economia pode ultrapassar 60%.
O modelo de email híbrido como solução
O Meile HUB foi projetado exatamente para esse cenário. Permite gerenciar, em um único painel, contas de email distribuídas entre diferentes provedores: o que a Gartner chama de abordagem best-of-breed aplicada ao email corporativo.
Na prática:
- Diretoria e equipes colaborativas continuam no Google Workspace ou Microsoft 365
- Demais departamentos (email + calendário) migram para Meile Mail
- Usuário final não percebe diferença: o email continua
nome@empresa.com.br - Listas de distribuição funcionam normalmente entre os dois ambientes
- Fatura cai drasticamente
Para o gestor de TI, o benefício vai além do custo. O modelo híbrido de email elimina a dependência de um único fornecedor, reduz o risco de lock-in e permite negociar contratos de forma mais vantajosa. Tudo isso respaldado por 20 anos de mercado, 400 mil caixas gerenciadas e 8.000 clientes ativos.
Como auditar seu ambiente SaaS
Se você suspeita que está desperdiçando com licenças, siga este processo em três passos. Gestores que estimam desperdício de 10% frequentemente descobrem que o número real está mais próximo de 30%.
Passo 1: Inventário
Liste todas as ferramentas SaaS contratadas, o custo por usuário e o total de licenças ativas. Inclua contratações feitas por departamentos individuais, que frequentemente ficam fora do radar da TI. Essa shadow IT costuma representar 20% a 40% dos custos ocultos.
Passo 2: Análise de uso
Para cada ferramenta, verifique:
- Quantos usuários fizeram login nos últimos 90 dias
- Quantos usam ativamente as funcionalidades premium
- Quantas contas pertencem a ex-funcionários
- Quantas licenças estão duplicadas entre ferramentas similares
Passo 3: Racionalização
Classifique cada licença em três categorias:
- Essencial: usuário ativo que precisa das funcionalidades
- Otimizável: usuário que pode migrar para plano mais barato ou ferramenta alternativa
- Eliminável: conta inativa ou ferramenta redundante
Além do email: o princípio se aplica a tudo
Embora o email seja o exemplo mais impactante (atinge 100% dos colaboradores), o mesmo raciocínio se aplica a qualquer ferramenta SaaS. Algumas perguntas incômodas:
- Você precisa de Adobe Creative Cloud para 15 pessoas quando apenas 4 são designers?
- Você precisa de Salesforce Enterprise quando seu time de vendas tem 8 pessoas?
- Você precisa de Jira Premium quando a maioria dos times usa apenas o kanban básico?
A resposta quase sempre é não. E a solução quase sempre é a mesma: segmentar por necessidade real, não por pacote único.
Conclusão
Desperdício com SaaS não é problema de tecnologia. É problema de gestão. As ferramentas existem para resolver necessidades. Quando a necessidade não justifica o custo, a ferramenta precisa ser substituída, redimensionada ou eliminada.
O primeiro passo é visibilidade. Faça a auditoria. Quantifique o desperdício. Apresente os números para a diretoria. Implemente um modelo que se ajuste à realidade da sua empresa, não ao pacote padrão do fornecedor.
Para agências e provedores que realizam essas auditorias para múltiplos clientes, o programa de revenda Meile permite oferecer a alternativa nacional com margem própria — sem investir em infraestrutura.
O Meile HUB existe para tornar essa transição viável sem trauma operacional, integrado ao email corporativo, à camada de segurança de email e ao armazenamento em nuvem da Meile. Se você quer entender como o modelo híbrido funcionaria na sua empresa, fale com nosso time.
