Você sabe exatamente para onde vai cada centavo do seu orçamento de TI?
Com o crescimento de ferramentas SaaS (Software como Serviço), muitas empresas passaram a contratar plataformas para e-mail, armazenamento, CRM, colaboração e mais. Mas junto com essa facilidade veio um novo problema: licenças SaaS não utilizadas — também conhecidas como licenças zumbis.
Essas licenças são atribuídas a usuários inativos, ex-funcionários ou simplesmente não estão sendo usadas com frequência. O resultado? Desperdício financeiro silencioso, que se acumula mês após mês.
O que são licenças SaaS não utilizadas?
São licenças contratadas de ferramentas SaaS que continuam sendo pagas, mas não estão sendo efetivamente utilizadas. Elas podem estar:
- Atribuídas a colaboradores que já saíram da empresa;
- Em ferramentas que caíram em desuso;
- Em planos contratados sem real necessidade ou uso subaproveitado;
- Em serviços redundantes, que poderiam ser consolidados.
Essas licenças são conhecidas como zumbis, porque permanecem ativas, consumindo orçamento, mas sem gerar valor.
O impacto no orçamento de TI
O problema das licenças SaaS não utilizadas vai além de um simples gasto a mais. Ele impacta diretamente a eficiência do orçamento da TI e pode comprometer investimentos mais estratégicos.
Alguns efeitos práticos:
- Aumento dos custos fixos mensais;
- Redução da margem de manobra para novas soluções;
- Dificuldade em justificar o orçamento diante da diretoria;
- Riscos de compliance em contratos com cobrança automática.
Segundo a Gartner, até 30% do gasto com SaaS pode ser desperdiçado com licenças subutilizadas. Isso representa uma oportunidade clara de economia.
Como identificar licenças zumbis: o papel da auditoria de uso
Fazer auditorias periódicas nas ferramentas SaaS é essencial. Veja como estruturar esse processo:
1. Mapeie todas as ferramentas contratadas
Crie uma lista centralizada com todos os serviços SaaS pagos, seus planos, quantidade de licenças e usuários atribuídos.
2. Analise o uso real
Alguns sistemas oferecem relatórios de uso. Verifique frequência de login, uso de funcionalidades e tempo médio por sessão.
3. Identifique contas inativas ou duplicadas
Compare com o RH: há ex-colaboradores com acesso ativo? Existe mais de uma conta para a mesma pessoa?
4. Converse com os times
Às vezes, uma ferramenta foi substituída por outra, mas a anterior continua ativa por falta de processo. Validar com os usuários evita decisões cegas.
Como evitar desperdícios sem comprometer a produtividade
Reduzir custos não deve significar limitar o trabalho das equipes. Veja boas práticas para equilibrar controle e eficiência:
- Implemente uma governança de TI clara: crie fluxos de solicitação, aprovação e desligamento de ferramentas.
- Centralize a gestão de SaaS: use plataformas de gerenciamento de licenças para ter visibilidade total.
- Revise contratos periodicamente: evite renovações automáticas de serviços pouco utilizados.
- Treine líderes de equipe: oriente-os a solicitar licenças apenas quando necessário e acompanhar o uso.
- Considere planos por uso real: alguns serviços oferecem modelos flexíveis que escalam conforme a demanda.
Exemplos práticos: onde o desperdício costuma estar
Ferramentas que costumam ter maior incidência de licenças zumbis:
- E-mail corporativo: contas de ex-funcionários que não foram desativadas corretamente;
- Softwares de videoconferência: múltiplos serviços ativos com pouca utilização real;
- CRMs e ERPs: planos com usuários ociosos ou com permissões indevidas;
- Armazenamento em nuvem: contas duplicadas ou equipes inteiras usando nuvens pessoais em vez da corporativa;
- Ferramentas de colaboração: uso paralelo de soluções (ex: Teams, Slack, Google Chat) sem padronização.
O controle começa pela visibilidade
Ignorar o problema das licenças SaaS não utilizadas é abrir mão de uma economia recorrente — e invisível.
Com auditorias regulares, envolvimento dos times e processos bem definidos, é possível reduzir custos sem afetar a produtividade, aumentando a maturidade da gestão de TI.
Mais do que cortar ferramentas, trata-se de investir com inteligência e garantir que cada solução contratada gere valor real para o negócio.